加班已经成为现代企业一种常见的工作形态，因加班管理所引起的劳动争议案件在所有劳动争议案件中也占有很高的比例，用人单位往往基于风险防控意识不足，处理加班争议过程中存在失误，导致在劳动纠纷仲裁或者诉讼中败诉，最终承担不必要的经济损失。为此，本文从用人单位角度出发，通过对加班管理一些问题的分析及应对进行总结，以供参考。
一、概论
(一)加班的含义
目前法律没有关于加班的明确定义，从《劳动法》、《工资支付暂行条例》等规定中，我们可以逐步还原出加班的定义并分解其要件。
《劳动法》第四十一条规定：用人单位由于生产经营需要，经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间，一般每日不得超过1小时。因特殊原因需要延长工作时间的在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过3小时，但是每月不得超过36小时。《工资支付暂行条例》对加班的界定是“依法安排劳动者在日标准工作时间以外延长工作时间”。从上述规定，认定加班需要满足以下要件：
第一、用人单位与劳动者和工会协商，这是认定加班的程序性要素。加班应当是劳动者和用人单位协商一致的行动。考虑到现实中的情况，应该是用人单位提出加班的要求，劳动者服从这一要求。因此，根据这一要素，劳动者未经用人单位要求，为了完成工作而自愿延长工作时间，即所谓“自愿加班”，不属于加班的范畴。
第二、延长工作时间，这是认定加班的实体性要素。加班应当是工作时间的延长，即劳动者在加班时间内，做的应当是本职工作。因此，用人单位安排劳动者值班，在值班时间内，劳动者并非从事本职工作，而是从事安全保卫、防火防盗等任务的，不是加班。用人单位向劳动者支付值班费，而不是加班费。用人单位安排劳动者从事本职工作以外的其他工作的，也不属于加班的范畴。劳动者应该按照该工作的性质向用人单位请求支付报酬，而不是加班费。
(二)法律法规对加班的限制
为了保证劳动者在法定工作时间以外充分享受休息的权利，并且享受法定节假日的休假权利，《中华人民共和国劳动法》（以下简称《劳动法》）对加班的程序、时间、报酬、对象等方面都进行了严格限制，以保护劳动者的身心健康。
1、程序限制
用人单位安排劳动者延长工作时间的，应经过双重协商程序，即与工会和劳动者协商后，方可延长工作时间。
2、时数限制
用人单位延长劳动者工作时间，一般每日不得超过一小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时，但是每月不得超过36小时。
3、报酬限制
在标准工作日内安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资150%的工资报酬；休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的200%的工资报酬；法定休假日安排劳动者工作的，支付不低于300%的工资报酬。
4、对象限制
对怀孕七个月以上的女职工，不得安排其延长工作时间和夜班劳动。不得安排女职工在哺乳未满一周岁的婴儿期间从事国家规定的第三级体力劳动强度的劳动和哺乳期禁忌从事的其他劳动，不得安排其延长工作时间和夜班劳动。
二、加班认定中的疑难情形解析
加班认定过程中存在诸多问题，比较常见的情形有：（1）、自愿加班的问题；（2）、双休日出差是否属于加班；（3）、外派人员双休日是否属于加班；（4）、 周六日开会培训是否属于加班；（5）、一周工作六天能否计算加班；（6）、考勤记录能否作为加班的依据；（7）、中层以上管理人员是否可以不计算加班费。
针对上述几方面问题，要区分对待：
1、现实中存在一些员工自愿加班的行为，这种行为也成为困扰企业的问题之一。是否属于加班关键要看在何种条件下，结合企业的加班审批制度，及劳动定额现状。
2、经常有一些公司需要员工双休日出差，若出差了但没工作，不算加班；若双休日在工作，算加班，出差路途算加班，出差补贴不能替代加班费。
3、针对外派人员双休日工作的问题，要看单位实行何种工时制度，若不定时工时制不算加班，若标准工时制就算。
4、针对周六、周日员工培训问题，关键看是否是员工自愿，如果是企业强行组织则算加班，员工自愿参加则不算加班。
5、一周工作六天能否认定加班，要看总工作时间是否超标，超过劳动法关于每周工作时间的规定，可以认定为加班。
6、考勤记录也是可以作为加班依据的，所以制度中应注明考勤记录只作为出入办公场所的记录，不作为上班的依据。
7、针对高管人员，可以在劳动合同中规定高管人员为不定时工时制，无需向劳动部门申请，如果未规定为不定时，则视为标准工时制应计算加班费。只有北京地区有这样的规定，其他地区均需要申请。而且，北京地区是只要在劳动合同中约定为不定时工时制，无论何时都不算加班，其他地区即便申请为不定时工时制，法定节假日加班也要支付加班工资。
三、加班工资计算问题分析
影响加班工资计算的因素：一是加班工资的计算基数，二是加班时间小时（日）数，三是加班工资的计算标准。计算加班工资的基本公式为：加班工资= 小时（日）加班工资计算基数× 加班小时（ 日） 数× 计算标准（150%、200%、300%）。
（一）、加班工资计算基数的确定
加班工资计算基数是最有争议、最模糊、难以确定的一个概念，也是引发有关加班工资劳动纠纷的主要因素。首先，目前法律法规对这个概念的规定可操作性差。根据《工资支付暂行规定》规定，用人单位安排劳动者延长工作时间的，按不低于劳动合同约定的其本人工资一定比例支付加班工资。在实际中，相当多的用人单位在劳动合同中对于工资的约定不明确。即使劳动合同中有明确约定，劳动者的工资常常是随着企业经营效益的变化或者劳动者工作职务的升迁而改变，而及时变更劳动合同条款的情况又非常少，因此，劳资双方在劳动合同中约定的工资与劳动者正常工作所得不一致，以此作为加班工资计算基数是不可行的。其次，有关规范性文件对加班工资计算基数规定不尽合理，劳办发289 号《关于劳动法若干条文的说明》规定，加班工资计算基数是指用人单位规定的其本人的基本工资。实践中，大多数劳动者工资待遇远远高于本人基本工资。如果按照基本工资支付加班工资，似乎有些不公平。第三，部分省、市出台了相关政策，但对加班工资计算基数的规定也不尽相同，还有大部分地方未制定相关政策。由此可见加班工资计发的混乱状况，由国家统一加班工资计算基数是十分必要和紧迫任务。针对目前各地区加班工资计算情况，笔者对确定加班工资计算基数持以下观点：
1、如果劳动合同中明确约定工资数额的，应按不低于劳动合同约定的工资标准为加班工资计算基数。集体合同确定的标准高于劳动合同约定标准的，应按集体合同标准确定加班工资计算基数。应当注意的是，如果劳动合同约定的工资项分为“标准工资”、“岗位工资”、“职务工资”等，应以各项工资的总额作为加班工资的计算基数，不能以“标准工资”、“岗位工资”或“职务工资”单独某一项或几项作为加班工资计算基数。
2、如果劳动合同和集体合同都没有约定工资数额，或者合同约定不明确时，应遵照地方的相应法规执行。地方没有出台相应法规的，原则上应以员工的实际月工资总额为标准计算加班工资。员工的实际工资总额包括用人单位直接支付给员工的工资、奖金等。在以实际工资作为加班工资计算基数时，加班工资、伙食补助和劳动保护补贴等应当扣除，不能列入计算范围。
3、实行计件工资的劳动者，应以其法定工作时间内的计件单价作为加班工资的计算基数。
4、加班工资计算基数不得低于当地最低工资标准，否则应以当地最低工资标准的额度为加班工资计算基数。
(二)、加班工资计算基数的折算
在确定劳动者小时（日）加班工资计算基数时，应按照劳动和社会保障部《关于职工全年月平均工作时间和工资折算问题通知》规定，以每月工作时间为20.92 天和167.4 小时进行折算。
（三）、几种特殊情况下加班工资的计算
1、综合工时制加班工资的计算。实行综合计算工时工作制的，劳动者在综合计算工时周期内的工作时间超过法定标准的时间，应按不低于劳动者本人小时工资标准的150% 支付劳动者加班工资；用人单位在法定休假节日安排劳动者工作的，应按不低于劳动者本人日或小时工资标准的300% 支付加班工资。在综合工时制中不存在休息日按200% 支付加班工资这一比例。
2、不定时工时制加班工资的计算。实行不定时工时制的，劳动者在工作日和休息日延长工作时间的，不需要向其支付加班工资。在法定休假节日用人单位安排劳动者工作的，一般情况下也不需要向其支付加班工资，但有部分地区出台有关法规，规定仍应按300% 的标准向劳动者支付加班工资。笔者认为这一规定是比较合理的，值得借鉴。
3、计件工资制加班工资的计算。用人单位依法安排实行计件工资制的劳动者在法定标准工作时间以外工作的，即实行计件工资制的劳动者在完成计件定额后，由用人单位安排延长工作时间的，应参照标准工时制的加班标准，分别按不低于本人法定工作时间计件单价的150%、200%、300% 支付工资。
四、加班工资诉讼的疑难问题解析
（一）、仲裁实效的起算和实体审查期限
如果劳动者向用人单位追索劳动报酬，法院是否应当会对全部期限内的劳动报酬事项均做实体审查。对此，在实践中也存有两种观点。
第一种观点认为，劳动者主张加班工资的时间不受期限限制，即如果劳动者能够提供充分有效的证据证明加班事实的存在，其请求就能够得到法律保护。这种观点的依据也是《劳动争议调解仲裁法》第二十七条，这种观点认为，加班工资争议完全适用追索劳动报酬的特殊时效。
第二种观点认为，劳动者可以主张两年以内的加班工资，超过两年的部分劳动者已无实体权利。劳动者与用人单位之间因加班工资发生争议的，其申请仲裁的时效期间为二年，从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算；但劳动关系终止的，其申请仲裁的时效期间为一年，从劳动关系终止之日起计算。
(二)、举证责任的分配
1、劳动争议调解仲裁法第6条：发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
2、劳动争议司法解释三第9条：劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。
五、企业加班工资的风险防范
（一）正确实行综合计算工时制和不定时工作制。
对于季节性生产和比较特殊的行业，企业通过实行综合计算工时制，将加班时间平摊至淡季或其他空闲时间里，这样可以有效控制加班费的开支。由于实行不定时工时制的劳动者只有在法定节假日工作才需要支付加班费（除上海、深圳之外的其他地方，实行不定时工时制的劳动者即使在法定假日工作也无需支付加班费），其他时间均不存在加班，这样也就无需支付加班费。因此，企业通过实行不定时工时制，也可以有效控制加班费的开支。
（二）建立加班审批制度。
建立加班审批制度，一方面可以控制加班，另一方面也可以控制实际未加班而需支付加班费的情况的发生。在劳动争议案件中，如果劳动者以考勤记录显示工作时间超过法定工作时间为由，向用人单位主张加班费，如果用人单位已建立加班审批制度，那么单位则可以未经审批不视作加班为由，有权拒绝支付加班费。
（三）实行复合式工资结构，并合同约定加班费计算基数。
可将工资拆分为基本工资、奖金、津贴、补贴、提成等项目，在劳动合同中明确约定加班费计算基数，最好与基本工资相一致。这样就可以按照劳动合同约定的工资作为基数来计算加班费了，加班费由此得以降低。
（四）优先选择调休。
按照法律规定，用人单位在休息日安排劳动者加班的，有权决定是安排劳动者调休还是选择支付加班费。有条件的用人单位应优先选择调休来代替加班费支出，尤其对工资较高的劳动者。对于加点，与劳动者协商一致，也可以调休，而无需支付加班费。
（五）制作规范完备的工资支付凭证。
规范完备的工资支付凭证，应当能够明确反映当月的加班工资，并有劳动者的签字确认。在劳动争议案件中，如果用人单位安排劳动者加班又未在工资支付凭证中反映加班工资的话，劳动者主张加班费的，单位将处于被动地位。
（六）妥善保管考勤记录和工资支付凭证至劳动者离职后1年。在劳动争议案件中，考勤记录和工支付凭证均应由用人单位提供，如果用人单位无法提供或拒不提供，将承担不利后果。据《劳动争议调解仲裁法》关于劳动报酬时效的规定，用人单位应将这些证据保留至劳动者离职后１年。
作者：贾志峰